Contas de água, luz, telefone, tv por assinatura, internet, cartão de crédito, mensalidades, seguro, aluguel, condomínio… quantos boletos e comprovantes se acumulam ao longo do mês, do ano e, quem sabe, até de uma vida!
Seja em papel ou digital, a necessidade de comprovar o pagamento, o receio de ser cobrado novamente, o hábito de guardar papeis ou salvar arquivos e nunca revisar o que guardou, seja qual for o motivo, vai gerando uma acumulação de papeis dentro de casa ou lotando o espaço de arquivo digital. E você ainda corre o risco de perder tudo ou de não encontrar se precisar.
Então, que tal aproveitar a quarentena para organizar tudo isso? Será que é preciso guardar tudo o que você juntou de comprovante? Por quanto tempo? E todas as contas estão realmente pagas? E você pagou juros por atraso?
Além de facilitar a vida, a organização irá ajudar a evitar surpresa de cobranças futuras com multa, juros e cancelamento de serviço, ou cobrança indevida pelo prestador se já estiver tudo pago e conferir se não tem dinheiro jogado fora pela desorganização. Aqui estão algumas dicas para ajudar a organizar:
Como começar?
Comece separando os boletos por tipos de conta: água, luz, telefone, condomínio, etc. Se você guarda papel, faça uma pilha para cada despesa e separe por data:
• ÁGUA: 2019: janeiro, fevereiro, março… / 2018: janeiro, fevereiro, março…
• LUZ: 2019: janeiro, fevereiro, março… / 2018: janeiro, fevereiro, março…
• TELEFONE: 2019: janeiro, fevereiro, março… / 2018: janeiro, fevereiro, março…
Se você usa arquivos digitais, você pode separar assim também em pastas digitais no seu computador ou telefone. Nesse caso, é importante que você tenha como garantir o backup dos documentos.
Após a separação dos documentos, confira se todos as contas foram pagas. Aproveite para conferir se pagou juros por atraso. Tenha clareza para onde está indo o seu dinheiro. Junte o respectivo comprovante ao boleto impresso ou salve o comprovante na pasta digital em caso de débito em conta.
Mas você não precisa guardar comprovantes de toda a vida.
Por quanto tempo devo guardar os recibos?
CONTAS DE CONSUMO: Os comprovantes de água, gás, luz e telefone e celular devem ser guardados por 5 anos, contados da data do vencimento.
ALUGUEL E CONDOMÍNIO: O recibo de aluguel do imóvel deve ser guardado por 3 anos, mas o recibo de despesa do condomínio deve ser guardado por 5 anos. Enquanto estiver morando no imóvel alugado, como precaução, você pode guardar os comprovantes por todo o período.
SEGURO: Já os comprovantes de seguro devem ser guardados por mais 1 ano após o tempo em que ele estiver vigorando.
MENSALIDADES ESCOLARES: Guarde o comprovante de pagamento da mensalidade escolar pelo prazo de 5 anos. Como precaução, você pode guardar todos os comprovantes até obter o diploma. Se usar essa despesa escolar para deduzir no Imposto de Renda, arquive por 6 anos, juntamente com a Declaração do IR.
PLANO DE SAÚDE: Guarde o comprovante de pagamento do cartão de crédito pelo prazo de 5 anos. Guarde o contrato de adesão ao plano e declarações de reajuste por todo o período de vigência. Se usar as despesas com saúde para deduzir no Imposto de Renda, arquive por 6 anos, juntamente com a Declaração do IR.
CARTÃO DE CRÉDITO: Guarde o comprovante de pagamento do cartão de crédito pelo prazo de 5 anos. Guarde também a fatura e confira todos os meses se não há algum lançamento indevido ou cobrança em duplicidade, inclusive quando se tratar de parcelamentos. Para a discussão dos juros do cartão, o prazo é de 3 anos.
PROFISSIONAIS LIBERAIS: Os comprovantes de pagamento a profissionais como médicos, dentistas, advogados, arquitetos, devem ser guardados por 5 anos. Se usar alguma despesa para deduzir no Imposto de Renda, arquive por 6 anos, juntamente com a Declaração do IR.
IPTU E IPVA: Os comprovantes de pagamento desses impostos devem ser arquivados pelo prazo de 6 anos. Explico o porquê: o Código Tributário Nacional prevê o prazo de 5 anos, mas esse prazo é contado apenas no primeiro dia útil do ano seguinte ao do pagamento. Se você pagou o IPVA do seu carro no mês de abril de 2020, o prazo de cinco anos começa a contar apenas em janeiro de 2021. No caso do IPTU, se você precisar comprovar a propriedade do imóvel, guarde por mais tempo.
IMPOSTO DE RENDA: Guarde a sua Declaração Anual do Imposto de Renda (junto com os comprovantes apresentados) pelo prazo de 5 anos, contados a partir do primeiro dia útil do ano seguinte. Se você deduziu alguma despesa, como recibos médicos e escola, guarde esses comprovantes pelo mesmo prazo da sua Declaração.
Quais documentos devo guardar?
Você sabia que há forma de simplificar a quantidade excessiva de alguns documentos para guardar? Segundo a Lei nº 12.007/09, as empresas prestadoras de serviços contínuos, público ou privado, estão obrigadas a encaminhar ao consumidor, que estiver em dia com as prestações, a chamada Declaração de Quitação Anual de Débitos.
Esta Declaração substitui as quitações dos débitos anteriores. Com isso, você resume a apenas um documento a comprovação de pagamento dos últimos 12 meses da sua conta de água, luz, gás, telefone, tv por assinatura, internet, etc.
A Declaração deve ser enviada na fatura de maio do ano seguinte à quitação dos débitos ou no mês seguinte à quitação se você pagou em atraso. Então, se você pagou todos os boletos de janeiro a dezembro de 2019, confira a informação de quitação na próxima fatura de maio de 2020.
Caso você não receba a declaração de quitação, entre em contato com o prestador do serviço ou informe o PROCON. Esse é um direito do consumidor.
E, além de ser uma garantia de comprovação do próprio prestador de que você pagou pelo serviço, você simplifica a sua vida e elimina papeis. No prazo de 5 anos, você guarda apenas 5 comprovantes em vez de arquivar 60. Economia de espaço garantida!
Mas lembre: Caso algum valor seja utilizado para dedução do imposto de renda, como mensalidade escolar e despesas com saúde, guarde todos os comprovantes (e não apenas a Declaração de Quitação anual) junto com a sua Declaração do IR. No caso de uma fiscalização, a Receita Federal irá exigir todos os comprovantes declarados!
Onde guardar?
Contas separadas por tipo e data, todas pagas, boletos e comprovantes juntos, agora é hora de guardar!
Há várias opções bonitas e baratas para armazenar documentos:
• Pastas simples, uma para cada tipo de despesa;
• Pastas sanfonadas, com divisórias para cada tipo de despesa;
• Caixas de arquivo com pastas suspensas;
• Caixas plásticas ou de papel grandes, separando o interior com pastas simples ou sacos plásticos.
Você pode encontrar esse material em papelarias ou aproveitar uma pasta escolar não utilizada pelo seu filho. Caixa de sapato também é uma solução, mas cuidado com as traças. Elas adoram papeis.
Coloque uma etiqueta para identificar com facilidade as contas, mesmo que a caixa ou pasta seja transparente. Você pode, ainda, preferir separar os comprovantes não por tipo de despesa, mas por mês. Nesse caso, tenha uma lista para não esquecer de nenhuma conta a ser paga.
Em arquivo digital, nomeie cada arquivo de acordo com o tipo de despesa e mês de pagamento. Por exemplo: Água-abril20-boleto / Água-abril20-pagamento. E crie pastas para ajudar. Há muitas formas de organizar. Use a sua criatividade, simplifique e faça de um jeito fácil para você identificar.
O comportamento de colocar a vida em ordem permite ter o controle e a clareza da vida financeira, principalmente para garantir que as despesas sejam pagas em dia, evitar cobranças indevidas e tomar consciência dos gastos.
Mais do que organizar, é um cuidado que gera uma economia de tempo, espaço e dinheiro.
Quer saber mais? Acompanhe a minha coluna semanal aqui no Bella Mais. Vamos juntas nesta jornada!